¿Cómo mejorar la productividad con dos sencillos métodos? método Ivy Lee y técnica Pomodoro

Lo que realmente necesitan las empresas de la información es conseguir una mejora de la productividad, y no siempre son necesarias complicadas técnicas, métodos o herramientas para conseguirlo. A veces los métodos sencillos son los más efectivos y además los más fáciles de implantar. Y en este artículo trataremos ver dos de esas técnicas que nos ayudarán a conseguirlo.

Ser altamente productivo o efectivo significa actuar con la mejor relación de equilibrio entre eficiencia (mejor uso de los recursos en las actividades cotidianas) y eficacia (alcanzar el logro de las metas u objetivos de la organización), según sea cada situación a la que nos enfrentamos.

Se consigue una alta productividad mediante la adecuada y correcta combinación de recursos. Además, el incremento constante de la productividad de los empleados mejorará la competitividad de la empresa.

La efectividad es el resultado de combinar eficacia y eficiencia. Eficacia es hacer las cosas correctas (“do the right things”) y depende fundamentalmente de la calidad del proceso de decisiones. Eficiencia es hacer las cosas de la forma correcta (“do the things right”). Es decir, lograr el resultado óptimo de los recursos. En el trabajo del conocimiento uno de los recursos más preciados es la atención.

En la figura de abajo se puede ver como el cuadrante de mayor productividad es aquel en el que se combinan ambas, la eficiencia y la eficacia.

El cuadrante eficiencia-eficacia

El cuadrante eficiencia-eficacia

Para mejorar la eficacia lo más importante es hacer las cosas correctas (“do the right things”) y para ello lo más importante es seleccionar cuales son nuestras próximas acciones. Esta decisión es la más importante y marcará la eficacia del trabajo, de manera que sean las actividades que más impacto tengan en el resultado que buscamos o en los objetivos que queremos conseguir. Un sencillo método que nos ayudará a mejorar este punto es “el método de Ivy Lee de las seis tareas”.

Para mejorar la eficiencia (“do the things right”), lo más importante que tenemos que hacer es focalizar nuestra atención en realizar la tarea que previamente hemos seleccionado. Para ello utilizaremos la “técnica del Pomodoro”.

Pero, ¿en qué consisten estos sencillos métodos?

Método de Ivy Lee de las seis tareas:

El magnate de acero y de las navieras Charles Schwab descubrió este método en 1918 gracias a Ivy Lee, un experto en productividad.

El consejo que Lee les dio a los empleados de Schwab era muy sencillo, cada noche debían escribir en un papel las seis tareas que realizarían al día siguiente. Solamente seis, ni una más. Y además deberían estar ordenadas en función de su verdadera importancia. Es importante en este punto identificar las tareas o actividades que más impacto tengan en los objetivos de la empresa. De manera que al día siguiente cuándo empieces a trabajar (que generalmente es cuando más energía tienes) te debes centrar en la primera tarea, como si ninguna más existiese. Cuando acabes con la primera, empieza con la segunda ignorando la tercera. Y así hasta llegar a la última. Si alguna tarea no la acabas, déjala para ser una de las seis del día siguiente.

Existen otras versiones más modernas del método de las seis tareas, como cuando hablamos de las MIT o “Most Important Tasks” (“tareas más importantes”), las tareas que necesariamente quieres solucionar o terminar ese día.

Lee habla de establecer una prioridad por la verdadera importancia. Este debería ser el principio general. Es importante “comerse el sapo” lo antes posible, tal como explica Brian Tracy en su libro “Cómete ese sapo”. Sin embargo, hay ocasiones en que conviene que el orden cronológico no coincida con el de importancia. Puede que lo más importante del día sea preparar un informe con unos datos que solo tendrás por la tarde, o que alguna de las tareas haya de cumplirse en un marco temporal determinado.

Además, Ivy también sugiere la posibilidad de hacer listas separadas para la mañana o para la tarde si tienes muchas tareas que hacer, y tener otra lista con el resto de las actividades que tienes que hacer menos importantes para tirar de ellas en algún tiempo muerto o de baja energía.

Pero, ¿qué ventajas tiene este método?

  • Al establecer un número determinado de tareas, te obliga a focalizar y elegir las tareas más importantes, las que más impacto tienen en la consecución de tus objetivos, evitando perder el tiempo realizando otras tareas menos importantes.
  • Te obliga a establecer un orden cronológico. Y te ayudará a evitar la procrastinación pensando que es lo primero que tengo que hacer.
  • Al ordenar las tareas el día anterior, cuándo comienzas el trabajo por la mañana, puedes empezarlo directamente en modo ejecución y no en modo organización.
  • Te ayuda evitar la multitarea, con la perdida de efectividad que ello conlleva, centrándote en una única tarea, de manera que el resto de las tareas no existen en ese momento.

Técnica del Pomodoro:

La técnica del Pomodoro fue creada en la década de los 80 por Francesco Cirillo y todavía hoy sigue siendo una de las técnicas para administrar el tiempo más popular en el mundo. El nombre Pomodoro (“tomate” en italiano) se le dio su creador, porque usó un temporizador de cocina en forma de tomate.

La técnica del Pomodoro nos ayuda a ser más efectivos, permitiéndonos mantener la atención durante el tiempo que dura el pomodoro. Además, este método es aplicable tanto para escritores, abogados, desarrolladores, padres, directores, estudiantes, profesores, líderes…

pomodoro

Pero ¿en qué consiste el Pomodoro?

  1. Elige una tarea que te gustaría hacer. No importa lo grande o pequeña que sea, lo más importante es que sea algo que necesite una atención plena.
  2. Ponemos el temporizador pomodoro durante 25 min. Y nos hacemos el firme propósito de no permitir ningún tipo de interrupción
  3. Trabajar en esa tarea hasta que el pomodoro Si mientras estás en el pomodoro te das cuenta de que hay algo que necesitas hacer, escríbelo en una hoja de papel.
  4. Cuando suene el pomodoro, por una marca en el papel. ¡felicidades! Has conseguido realizar un pomodoro sin interrupción.
  5. Haz un pequeño descanso, respira, medita, vete a por una taza de café, infusión o agua, da un pequeño paseo o incluso haz algo que te relaje (no relacionado con el trabajo). Tu cerebro te lo agradecerá.
  6. Después del breve descanso vuelvo al modo planificación y revalúo las prioridades, decido si seguir en la tarea previa o comenzar una nueva e inicio el nuevo pomodoro repitiendo al ciclo al menos 4 veces (esto supondría unos 100 minutos de trabajo de calidad cada dos horas).
  7. Cada cuatro pomodoros, haz un descanso largo de 20 o 30 min. Tu mente utiliza este tiempo para asimilar la nueva información y descansar antes de la próxima vuelta de pomodoro.

Esta técnica está directamente relacionada con la teoría de la curva de concentración:

  • Permanecer un cierto tiempo atendiendo a una única tarea (idealmente 30-40 min.) para llegar al nivel más óptimo de concentración
  • Realizar pequeños descansos periódicos (5-10 min.) para que el cansancio no acabe dinamitando la concentración y poder mantener un nivel elevado de forma más prolongada
Curva de concentración. Fuente: ElArtedelaMemoria.org

Curva de concentración. Fuente: ElArtedelaMemoria.org

La técnica del Pomodoro no solo nos ayuda  a hacer las cosas sino también a aprender como trabajamos de manera que podamos ahorrar tiempo en el futuro y mejorar nuestros resultados aprendiendo a proteger el pomodoro evitando al máximo las interrupciones externas.

En esta técnica es importante la fase de revisión. Al final del día revisa las acciones realizadas y los pomodoros que has necesitado para realizar cada una de las actividades. Aprovechando esta información se puede anticipar en el futuro con más precisión la duración de las actividades a realizar (en pomodoros) y de esta forma planificar tu tiempo de una manera más eficiente.

Pero, ¿qué ventajas tiene este método?

  • Te permite conseguir tantas tareas como sea posible en la menor cantidad de tiempo, manteniendo una alta concentración mientras el cerebro está fresco y descansado.
  • Mejora el foco y la concentración al reducir las interrupciones. Mucha más conciencia del lugar y modo de tu atención, así como más facilidad de entrar en el estado de flujo.
  • Aplica el principio de Kaizen, y el algoritmo de divide y vencerás. Permite evitar la postergación generada por los proyectos y tareas más largas.
  • Aumenta la conciencia de las decisiones y el uso del tiempo.
  • Refina el proceso de estimación de tiempo tanto cuantitativa como cualitativamente.
  • Favorece el aprendizaje.
  • Alivia la ansiedad.

Métodos para implementar el Pomodoro en la oficina:

  • Focus Booster – programa gratuito de la red. Solo funciona como temporizador.
  • Marinara Temer – aplicación web gratuito.
  • Moosti – versión online
  • Tomato Timer – versión online
  • TimeWise: A pomodoro Timer (para Android).

Enlaces relacionados:

Autor: M. Inocencia García Martín

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