Flexibilität und Vertrauen, entscheidende Aspekte für die Arbeitsmodelle bei GMV

COVID-19 und die damit verbundenen Beschränkungen haben unsere Firmen zu einer plötzlichen Änderung ihrer Arbeitsweise gezwungen. Dies hat uns eine völlig andere, nicht vorhergesehene Form der Organisation eingebracht. In der Pandemie-Zeit konnten wir dank der Bemühungen aller Beteiligten Ergebnisse erzielen, die in unserem früheren Szenario unvorstellbar gewesen wären.

Ein Aspekt ist, dass die Home-Office-Arbeit vielen unserer Mitarbeitern zwar Vorteile in Form von geringeren Fahrtzeiten und -kosten sowie einer besseren Konzentrationsfähigkeit bietet. Doch haben wir auch gesehen, dass uns dadurch wesentliche Elemente verloren gegangen sind, die auf persönlichem Kontakt beruhen und die sich auf Innovation und Kreativität, Ausbildung, berufliche Entwicklung und den Erhalt unserer Unternehmenskultur und -werte sowie auf die Schaffung und Pflege unserer Beziehungen auswirken.

Unter Berücksichtigung all dieser Elemente und im Hinblick auf die Garantie, unsere Unternehmensverpflichtungen einzuhalten, haben wir bei GMV ein neues Arbeitsmodell entwickelt, das auf den beiden Grundpfeilern Vertrauen und Flexibilität beruht. Im Vordergrund dieses Modells, das sich deutlich von den Modellen anderer Unternehmen unterscheidet, stehen die Autorität des Vorgesetzten und die Nähe zwischen ihm und seinen Teams. Ein Engagement für die Zukunft, das darauf abzielt, Effizienz und Produktivität, Team-Entwicklung und persönliche Vereinbarkeit miteinander zu verbinden, indem wir die Vorteile beider Modelle, der Arbeit im Büro und im Home-Office, nutzen.

Solche hybride Arbeitsformen erfordern ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit der Einzelnen und der Führungskräfte sowie die individuelle Verantwortung für die Erledigung der zugewiesenen Tätigkeiten, unabhängig davon, wo sie ausgeführt werden, was ein hohes Maß an Vertrauen voraussetzt, das sich in dieser turbulenten Zeit bewiesen hat.

Das andere wesentliche Element ist die Flexibilität. Da die Arbeit bei GMV weder routinemäßig noch automatisiert abläuft, ändern sich die Bedürfnisse je nach den gerade anstehenden Aufgaben. Daher ist ratsam, die Zeitabstände zwischen den persönlichen Treffen der Teams sowie die persönlichen Bedürfnisse, die sich ebenfalls jederzeit ändern können, anzupassen. Die Kombination dieser beiden Elemente erfordert enorme Flexibilität aller Beteiligten.

Die Schlüsselfigur, um diese beiden Elemente miteinander in Einklang zu bringen, ist der unmittelbare Vorgesetzte, der sowohl die Erfordernisse der Tätigkeiten als auch die Situation der Menschen in seinem Team aus erster Hand kennt. Auf dieser Grundlage haben wir ein hybrides Arbeitsmodell definiert, das als Faustregel einen Präsenzarbeitsanteil mit den Teamkollegen von etwa 60 % und eine Remote-Arbeit von 40 % kombiniert. Die Organisation dieser Zeiten obliegt den Teamleitern in enger Abstimmung mit den Mitarbeitern. Diese Prozentsätze sind ein Anhaltspunkt, der je nach den Erfordernissen der jeweiligen Tätigkeit angepasst werden kann.

Der Kern dieses Hybridmodells besteht darin, zu bewerten, warum es wichtig ist, ins Büro zu kommen, und die im persönlichen Kontakt effizienteren Aktivitäten (wie Lernen, Kreativität, Bewältigung kritischer Situationen usw.), von denen zu unterscheiden, die im Wesentlichen individuell sind.

Darüber hinaus gibt es Situationen, in denen eine solche Flexibilität nicht möglich ist, weil eigene oder Medien Dritter eingesetzt werden müssen, die das Firmengelände nicht verlassen dürfen. Dies betrifft z. B. Mitarbeiter, die in festen Infrastrukturen wie Labors oder Produktionsanlagen arbeiten, oder Informationen mit einem bestimmten Geheimhaltungsgrad, die strengen Sicherheitsregeln unterliegen. Für diese Fälle, in denen Tätigkeiten vor Ort ausgeführt werden müssen, hat GMV spezielle Ausgleichsmechanismen festgelegt.

Dieses Modell sieht eine dritte Situation vor, in der der Arbeitnehmer aus persönlichen Gründen Fernarbeit beantragt, in den meisten Fällen, weil er in eine andere Gemeinde als die seines Arbeitsplatzes umgezogen ist oder umziehen möchte. Diese Fälle werden auf individueller Basis analysiert, da dabei die Machbarkeit dieses Arbeitsmodells für die spezifische Position sowie die Auswirkungen auf die Teamkollegen und auch auf die weitere Karriereentwicklung abgeschätzt werden muss.

An der Analyse dieses Modells waren viele Organisationsmitarbeiter beteiligt, um sicherzustellen, dass es in allen Tätigkeitsbereichen und Regionen angewandt werden kann, so dass die mehr als 2500 Mitarbeiter von GMV nach denselben Schemata arbeiten können. Dieses Modell wurde schrittweise in den verschiedenen Niederlassungen des Konzerns eingeführt, wobei die unterschiedliche Entwicklung der Pandemie in den einzelnen Regionen berücksichtigt wurde. Die Aufnahme des Modells war sehr positiv.

Mehr Mehrzweckräume, die das Gefühl der Zugehörigkeit fördern

Dieses Modell entfacht die Notwendigkeit, die Räume, Infrastrukturen und Mittel zu überprüfen, die für eine effiziente Arbeit und eine Maximierung der Produktivität und Effizienz erforderlich sind. Zu diesem Zweck ist GMV dabei, nach und nach seine Büroräume zu renovieren, um eine flexible Nutzung der Arbeitsplätze zu ermöglichen, so dass die verschiedenen Teams oder Unterteams, die in die Büros kommen, passende Gruppen bilden können. Darüber hinaus wurden sowohl die bestehenden Besprechungsräume für geplante persönliche Besprechungen und hybride Meetings erweitert als auch neue Räumlichkeiten für informelle und ungeplante Besprechungen oder Videokonferenzen geschaffen.

Investitionen in Technologien für Teamarbeit, Cloud-Dienste oder einen sicheren Zugang waren eine weitere wichtige Maßnahme, die es den meisten unserer Mitarbeiter leichter gemacht hat, in dieser Zeit von zu Hause aus zu arbeiten.

Dies alles zusammenfassend sagt Ignacio Ramos, Konzerndirektor für Personalstrategie und -infrastrukturen bei GMV: "Wir hegen nicht die Absicht, wieder dorthin zurückzukehren, wo wir vor der Pandemie waren, und sind auch nicht bemüht, fortzusetzen, was wir während der Pandemie aus der Not heraus geschaffen haben, sondern wir wollen ein fortschrittliches und flexibles Modell als Selbstverpflichtung für die Zukunft einführen, das das Ziel erfüllt, GMV als Unternehmen zu konsolidieren, das optimal auf die Anforderungen des Marktes und seiner Mitarbeiter eingeht, ein Aspekt, den wir als Grundpfeiler für unseren Wettbewerbsvorteil verstehen."

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